Dưới đây là Qui chế quản lý tài chính cho VFOSSA cho nhiệm kỳ II (2014-2016), cho đến khi VFOSSA trở thành một pháp nhân hoặc đến khi có thay đổi khác do BCH quyết định.
Cơ bản bộ máy liên quan đến quản lý Tài chính của VFOSSA gồm có:
- Chủ trì, chịu trách nhiệm chính: Chủ tịch VFOSSA là người chủ trì, chịu trách nhiệm chính với tất cả các khoản thu - chi trong hoạt động của VFOSSA. Cụ thể:
- Phụ trách Kế toán - chứng từ: là vị trí thực hiện nhiệm vụ theo dõi tình hình hình thu - chi chi tiết, lưu giữ chứng từ thu - chi, báo cáo định kỳ cho Chủ trì, thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu của Chủ trì.
- Thủ quỹ: là người thực hiện giao dịch thu - chi trên Quĩ tiền mặt VFOSSA cho các hoạt động của VFOSSA. Thủ quỹ thực hiện việc thu - chi theo chỉ thị của Chủ trì và với các chứng từ theo thực hiện của Phụ trách Kế toán - chứng từ của VFOSSA; có trách nhiệm báo cáo Chủ trì và Phụ trách Kế toán định kỳ về tình trạng số dư, in-out của Qũi do mình phụ trách. Thủ quỹ không được tự ý thu - chi khoản nào nếu không có yêu cầu của Chủ trì và Phụ trách Kế toán.
Vì VFOSSA phải sử dụng tài khoản của VAIP cho các giao dịch của mình và các giao dịch không quá nhiều nên theo gợi ý của TTK VAIP, VFOSSA sẽ sử dụng kế toán và thủ quĩ của VAIP kiêm nhiệm và thỏa thuận mức thù lao theo hình thức thuê khoán năm với VP VAIP. Sổ KT VAIP hiện đã có mã riêng cho VFOSSA không hạch toán trong VAIP. Quĩ tiền mặt của VFOSSA cũng sẽ được quản lý theo sổ thu chi riêng.
VFOSSA thực hiện thu tài chính theo hai phương thức: (1) dùng tài khoản của Hội tin học Việt Nam; (2) quĩ tiền mặt do Thủ quỹ VFOSSA quản lý để tại caisse của Hội Tin học.
Quy trình chi được thực hiện theo các bước đơn giản như sau:
Các thông tin về thu - chi được quản lý như sau, để đảm bảo thống nhất, minh bạch, nhất quán và bảo mật trong nội bộ VFOSSA:
Bản qui chế này do Chủ tịch VFOSSA công bố sau khi được BCH thông qua và có hiệu lực ngay sau khi công bố.
T/M BCH VFOSSA nhiệm kỳ II
Chủ tịch Nguyễn Hồng Quang