• VFOSSA hiện là một chi hội của Hội tin học Việt Nam, chưa có pháp nhân, chưa có con dấu, chưa có tài khoản riêng,
• Hội viên VFOSSA gồm có hội viên tập thể và hội viên cá nhân,
• Với mức hội phí tối thiểu 1 triệu/năm đối với hội viên tập thể doanh nghiệp, tổng quỹ hội viên của VFOSSA một năm khoảng trên dưới 50 triệu,
• VFOSSA còn có một số nguồn thu khác như (i) tài trợ của Bộ Khoa học Công nghệ hoặc Hội tin học Việt Nam thông qua một số chương trình, dự án; (ii) tài trợ của các Doanh nghiệp đối với các cuộc thi, các sự kiện của VFOSSA tổ chức hoặc tham gia tổ chức,
• VFOSSA cần chi một số khoản cho việc duy trì hoạt động, ví dụ: thuê khoán thủ quĩ/kế toán, tiếp khách, hội họp, Đại hội, sinh nhật, in ấn bằng/giấy khen, chứng nhận, cốc kỷ niệm, giải thưởng…

Dưới đây là Qui chế quản lý tài chính cho VFOSSA cho nhiệm kỳ II (2014-2016), cho đến khi VFOSSA trở thành một pháp nhân hoặc đến khi có thay đổi khác do BCH quyết định.

Cơ bản bộ máy liên quan đến quản lý Tài chính của VFOSSA gồm có:

• Chủ trì
• Phụ trách Kế toán - chứng từ
• Thủ quỹ

- Chủ trì, chịu trách nhiệm chính: Chủ tịch VFOSSA là người chủ trì, chịu trách nhiệm chính với tất cả các khoản thu - chi trong hoạt động của VFOSSA. Cụ thể:

• Luôn nắm được tình hình tài chính của VFOSSA
• Quyết định các khoản chi trong phạm vi trách nhiệm, kế hoạch hoạt động, và tình trạng quỹ (dương) của VFOSSA
• Báo cáo Ban chấp hành định kỳ (6 tháng 1 lần) về tình hình Tài chính của VFOSSA.

- Phụ trách Kế toán - chứng từ: là vị trí thực hiện nhiệm vụ theo dõi tình hình hình thu - chi chi tiết, lưu giữ chứng từ thu - chi, báo cáo định kỳ cho Chủ trì, thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu của Chủ trì.

- Thủ quỹ: là người thực hiện giao dịch thu - chi trên Quĩ tiền mặt VFOSSA cho các hoạt động của VFOSSA. Thủ quỹ thực hiện việc thu - chi theo chỉ thị của Chủ trì và với các chứng từ theo thực hiện của Phụ trách Kế toán - chứng từ của VFOSSA; có trách nhiệm báo cáo Chủ trì và Phụ trách Kế toán định kỳ về tình trạng số dư, in-out của Qũi do mình phụ trách. Thủ quỹ không được tự ý thu - chi khoản nào nếu không có yêu cầu của Chủ trì và Phụ trách Kế toán.

Vì VFOSSA phải sử dụng tài khoản của VAIP cho các giao dịch của mình và các giao dịch không quá nhiều nên theo gợi ý của TTK VAIP, VFOSSA sẽ sử dụng kế toán và thủ quĩ của VAIP kiêm nhiệm và thỏa thuận mức thù lao theo hình thức thuê khoán năm với VP VAIP. Sổ KT VAIP hiện đã có mã riêng cho VFOSSA không hạch toán trong VAIP. Quĩ tiền mặt của VFOSSA cũng sẽ được quản lý theo sổ thu chi riêng.

VFOSSA thực hiện thu tài chính theo hai phương thức: (1) dùng tài khoản của Hội tin học Việt Nam; (2) quĩ tiền mặt do Thủ quỹ VFOSSA quản lý để tại caisse của Hội Tin học.

• Tài khoản của Hội tin học Việt Nam: được dùng để thu các khoản nộp hội phí của doanh nghiệp thành viên khi cần hóa đơn - phiếu thu, các khoản tài trợ bằng chuyển khoản và cần tài khoản

• Quĩ tiền mặt của Thủ quỹ VFOSSA: để nhận các khoản: đóng hội phí bằng tiền mặt; các khoản tài trợ bằng tiền mặt; các khoản tài trợ không cần hóa đơn; các khoản rút từ dòng dành riêng cho VFOSSA trong Tài khoản của Hội tin học Việt Nam về quĩ tiền mặt để VFOSSA chủ động chi tiêu.

Quy trình chi được thực hiện theo các bước đơn giản như sau:

• Người cần chi đề nghị Chủ trì
• Chủ trì xem xét và nếu thấy hợp lý thì ra yêu cầu cho Phụ trách Kế toán và Thủ quỹ (tương ứng với nguồn chi từ đâu)
• Phụ trách Kế toán hướng dẫn Thủ quỹ việc chi và lưu chứng từ, lập báo cáo cho Chủ trì
• Thủ quỹ, sau khi có đủ yêu cầu từ Chủ trì và Phụ trách Kế toán, thực hiện việc chi, lập báo cáo để gửi hai vị nói trên

• Hướng dẫn các thành viên tập thể doanh nghiệp thực hiện thủ tục nộp hội phí vào tài khoản của Hội tin học Việt Nam, hướng dẫn về chứng từ của Hội dành cho doanh nghiệp
• Hướng dẫn các thành viên cá nhân hoặc các thành viên nộp hội phí bằng tiền mặt cách thức nộp tiền cho Thủ quỹ của VFOSSA
• Mỗi khi có việc cần chi theo chỉ đạo của Chủ tịch VFOSSA, hướng dẫn Thủ quỹ thực hiện và lập chứng từ theo dõi, lập báo cáo

• Việc kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính của VFOSSA do Ban kiểm tra đảm nhiệm.
• BKT (do đại hội bầu ra, làm việc độc lập với BCH) có quyền thay mặt VFOSSA kiểm tra định kỳ (theo thời gian do BKT ấn định và công bố, tối thiểu mỗi năm một lần) hoặc đột xuất (theo quyết định đốt xuất của BKT, được Trưởng BKT thông báo cho Chủ trì).
• Các số liệu kế toán cần được kiểm tra, giám sát bao gồm, nhưng không giới hạn bởi: báo cáo tài chính, quĩ tiền mặt, tài khoản ngân hàng, sổ sách kế toán và các chứng từ thu/chi chi tiết.
• Toàn bộ bộ máy tài chính của VFOSSA (như được mô tra ở trên) có trách nhiệm phối hợp với BKT phục vụ tốt quá trình kiểm tra, giám sát.

Các thông tin về thu - chi được quản lý như sau, để đảm bảo thống nhất, minh bạch, nhất quán và bảo mật trong nội bộ VFOSSA:

• Phụ trách Kế toán lập báo cáo thu - chi định kỳ, gửi Chủ tịch VFOSSA xem xét và báo cáo Ban chấp hành định kỳ
• Chủ tịch VFOSSA báo cáo tài chính công khai tại mỗi kỳ Đại hội hoặc khi có yêu cầu đặc biệt về thu chi của VFOSSA trong từng thời kỳ.
• Các thông tin về thu - chi của VFOSSA là minh bạch trong Ban chấp hành, Đại hội và các Hội viên của VFOSSA
• VFOSSA và Chủ tịch VFOSSA chỉ có nghĩa vụ công bố các thông tin tài chính cho Ban chấp hành, Đại hội, các Hội viên và các cơ quan chức năng khi có yêu cầu, VFOSSA không có nghĩa vụ phải công bố các thông tin nội bộ này trên các phương tiện thông tin đại chúng, bao gồm cả website và mailling list. Các thành viên BCH, hội viên không được tự ý cung cấp thông tin tài chính được tiếp cận cho bất cứ bên thứ ba nào.

Bản qui chế này do Chủ tịch VFOSSA công bố sau khi được BCH thông qua và có hiệu lực ngay sau khi công bố.

T/M BCH VFOSSA nhiệm kỳ II

Chủ tịch Nguyễn Hồng Quang