(Download bản PDF: qui_che_mentor-new.pdf )

1. Mentor hay Người hướng dẫn là một cá nhân có kinh nghiệm trong lập trình và dẫn dắt dự án phát triển phần mềm, đã được BTC tin cậy và trao cho trọng trách hướng dẫn và giám sát một dự án phát triển PMNM của cuộc thi. Tên (các) mentor được công bố trên web site cuộc thi cùng với các dự án mà họ tham gia. Để đảm bảo chất lượng cho việc hướng dẫn dự án, trừ một vài trường hợp ngoại lệ theo đề xuất của Chủ tịch Hội đồng giám khảo và được Trưởng BTC phê chuẩn, mỗi mentor chỉ được giao hướng dẫn 1 dự án trong cuộc thi này.
2. Có hai dạng mentor : mentor chính là người dẫn dắt chính của dự án và các co-mentors là các trợ lý của mentor chính. Mentor chính do công ty hay cộng đồng tác giả ý tưởng dự án chỉ định và có tên ngay khi công bố ý tưởng dự án. Co-mentors là các chuyên gia tình nguyện tham gia hướng dẫn dự án, được sự đồng ý và chịu sự chỉ đạo của mentor chính.
3. Mentor chính phải viết bản đăng ký mentor theo mẫu cho trên web site của cuộc thi, ký tên và gửi về cho BTC qua đường bưu điện trước khi chấm vòng sơ tuyển. Co-mentor có thể đăng ký sau, song cũng phải cam kết giống như mentor chính và ngoài ra có sự đồng ý của mentor chính bằng văn bản.
4. Vai trò của mentor (sau đây nếu không chỉ rõ thì được áp dụng cho cả hai dạng mentor) là rất quan trọng và không thể thiếu cho mọi dự án của cuộc thi, giống như huấn luyện viên của một đội bóng. Mentor phải long trọng cam kết với BTC, ghi rõ trong phiếu đăng ký của mình là sẽ hướng dẫn, giám sát đội dự án của mình trung thực, nhiệt tình, nhưng không làm bài hộ sinh viên.
5. Mentor phải có hiểu biết đầy đủ về những giá trị tư tưởng của phong trào PMTDNM, giá trị và lợi ích của PMTDNM với sinh viên và xã hội. Mentor cũng có trách nhiệm dẫn dắt việc phát triển dự án phỏng theo mô hình và phương pháp luận được thể hiện trong tác phẩm « Thánh đường và chợ » của tác giả Eric Raymond. Trong trường hợp cần thiết, BTC có thể tổ chức một khóa huấn luyện « Phong cách nguồn mở » ngắn ngày cho các mentor theo hình thức seminar trực tiếp hoặc online. Tiến tới sẽ có hình thức trao chứng chỉ « Mentor MHST » cho các mentor đã hoàn thành xuất sắc việc dẫn dắt dự án PMTDNM trong khuôn khổ MHST.
6. Ngoài việc hướng dẫn, giám sát, mentor chính còn có trách nhiệm đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện dự án về cho BTC hai lần: giữa và cuối cuộc thi. Đánh giá giữa kỳ của mentor là căn cứ chính để BTC quyết định có tiếp tục đầu tư nữa cho dự án hay thôi. Đánh giá cuối kỳ của mentor là một trong những căn cứ để BGK vòng sơ khảo chấm điểm cho dự án. BTC sẽ có mẫu phiếu đánh giá thực hiện dự án dành cho mentor. Mentor chính có thể tham khảo ý kiến của các co-mentors về bản đánh giá của mình, song không tham khảo ý kiến của các thành viên nhóm dự án.
7. Mentor có thể đồng thời là tác giả của ý tưởng dự án. Mentor cũng có thể tham gia BGK của cuộc thi. Nhưng mentor không thể đồng thời là thành viên thực hiện dự án. Mentor chính có thể là thành viên BGK cho dự án của mình nếu không làm việc cùng cơ sở với nhóm thực hiện dự án. Co-mentors không được chỉ định làm GK cho dự án mà họ tham gia hướng dẫn.
8. Mentor phải sớm thống nhất với đội trưởng dự án của mình về phương pháp và công cụ theo dõi dự án. Phải có « Nhật ký dự án » ghi lại các vấn đề của dự án theo trình tự thời gian, ý kiến của mentor và phương án giải quyết, kết quả. Phương pháp giao tiếp giữa mentor và đội dự án được khuyến khích là qua Internet.
9. Mentor cam kết trả lời mọi câu hỏi của đội dự án nêu ra cho mình chậm nhất là trong vòng 48h. Đội trưởng dự án có quyền khiếu nại với BTC về sự chậm trễ hoặc thiếu trách nhiệm của mentor của mình, kể cả xin đổi mentor. BTC có trách nhiệm điều tra và phải có phương án xử lý chậm nhất trong 1 tuần sau khi nhận được khiếu nại.