Bản qui chế này bổ sung và cụ thể hóa những quyền lợi và nghĩa vụ của Hội viên VFOSSA đã được ghi trong Điều lệ VFOSSA sửa đổi (Phần 3 : Thành viên, Điều 9-11) đã được Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ hai của VFOSSA thông qua ngày 16/3/2014 và được chủ tịch Hội Tin học Việt Nam (VAIP) ký quyết định phê duyệt ngày 24/04/2014.

Bản quy chế đã được BCH VFOSSA nhiệm kỳ III (2017-2019) thông qua ngày 12 tháng 01 năm 2018 và chính thức có hiệu lực từ ngày 14 tháng 1 năm 2018.

Bản qui chế cũng qui định thủ tục gia nhập VFOSSA, mẫu phiếu khai báo thông tin Hội viên cho hội viên mới và các mức Hội phí.

• Hội viên Tập thể (HVTT) của VFOSSA có thể là một cơ quan Nhà nước, trường học, doanh nghiệp, nhóm, diễn đàn hoặc tổ chức xã hội, có đăng ký pháp nhân hoặc không, nhất trí với điều lệ và mục tiêu của VFOSSA và tự nguyện gia nhập.
• HVTT được chia thành:
  1. Doanh nghiệp (HVDN) bao gồm các doanh nghiệp CNTT có đăng ký kinh doanh, có tư cách pháp nhân độc lập. Có 3 mức:
     1. HVDN nhỏ : Vốn điều lệ đến 5 tỷ VNĐ
     2. HVDN vừa : Vốn điều lệ từ trên 5 đến 20 tỷ VNĐ
     3. HVDN lớn : Vốn điều lệ trên 20 tỷ VNĐ
  2. Cơ quan, tổ chức nhà nước (HVNN):
     1. Các cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công không có thu.
     2. Các đơn vị sự nghiệp công lập (trừ trường học, viện nghiên cứu) có tư cách pháp nhân, có tài khoản, con dấu riêng, có thu (có lợi nhuận), có các sản phẩm/ dịch vụ liên quan đến PMTDNM hoặc ứng dụng, sử dụng PMTDNM (kể cả trong tương lai).
  3. Tổ chức xã hội (HVXH):
     1. Các nhóm, diễn đàn cộng đồng PMTDNM;
     2. Các tổ chức phi lợi nhuận;
     3. Các Khoa, Trường (Đại học, Cao đẳng, Trung học, Dạy nghề…) ;
     4. Các Viện nghiên cứu.

• Mọi cá nhân nhất trí với điều lệ và mục tiêu của VFOSSA và tự nguyện gia nhập đều có thể trở thành Hội viên cá nhân VFOSSA.

• Cá nhân, tập thể quan tâm đến PMTDNM và hoạt động của VFOSSA song chưa muốn trở thành Hội viên VFOSSA chính thức có thể xin đăng ký tham gia danh sách “Thành viên quan sát” của VFOSSA.
• Thành viên quan sát không cần được người khác giới thiệu và hoàn toàn mang tư cách cá nhân. Mẫu đơn xin gia nhập « Thành viên quan sát » được cho trong Phụ lục và gửi qua email cho thuky@vfossa.vn. Yêu cầu gia nhập sẽ được trả lời qua email sau 1 tuần và địa chỉ email của thành viên sẽ được thêm vào mailing list observers@lists.vfossa.vn.
• Thành viên quan sát không phải đóng bất kỳ khoản phí nào và có quyền tự rút khỏi mailing list observers@lists.vfossa.vn mà không cần xin phép.
• Thành viên quan sát được thông báo và mời tham gia các hoạt động, sự kiện công cộng của VFOSSA qua mailing list observers@lists.vfossa.vn.
• Thành viên quan sát có thái độ và phát ngôn thiếu thiện chí và/hoặc chống lại tư tưởng PMTDNM trên mailing list sẽ bị loại khỏi diễn đàn sau 3 lần vi phạm quy tắc của list và đã được admin nhắc nhở mà không thay đổi.

1. Mỗi HVTT được cử một người đại diện và có thể bổ sung thêm một số người tham gia các diễn đàn của VFOSSA (mailing lists member@lists.vfossa.vn và doanhnghiep@lists.vfossa.vn), cụ thể:
   1. HVDN nhỏ, HVXH và HVNN: Được bổ sung thêm tối đa 2 người.
   2. HVDN vừa: Được bổ sung thêm tối đa 4 người.
   3. HVDN lớn: Được bổ sung thêm tối đa 6 người.
2. Người đại diện HVTT được chỉ định trong hồ sơ đăng ký HVTT. Người đại diện có quyền giới thiệu người đại diện bổ sung và người đại diện thay thế mình khi thôi trách nhiệm này. Đại diện và những người được đại diện của HVTT đề nghị bổ sung được hưởng những quyền lợi sau:
   1. Được hưởng các quyền lợi như Hội viên cá nhân (xem mục HVCN).
   2. Nếu là HVDN và HVNN, tham gia mailing list doanh nghiệp thành viên VFOSSA doanhnghiep@lists.vfossa.vn, trên đó công bố mọi hoạt động và tin tức dành cho các doanh nghiệp của VFOSSA .
3. Logo và đường link đến trang web của HVTT được trưng trên trang Hội viên và liên kết web của cổng thông tin vfossa.vn.
4. Được đưa các sản phẩm/dịch vụ là PMNM hoặc ứng dụng/dựa trên PMNM vào danh mục sản phẩm/dịch vụ PMNM do VFOSSA điều tra và công bố hàng năm.
5. Được nhận « news letters » thông báo các thông tin, sự kiện liên quan PMNM trong nước và quốc tế do Ban Truyền thông của VFOSSA xuất bản.
6. Được nhận thông báo và đăng ký tham gia các sự kiện, hoạt động cộng đồng do VFOSSA tổ chức. Nếu HVTT có tài trợ cho hoạt động thì sẽ được hưởng các quyền lợi quảng cáo, truyền thông và tiếp thị do BTC sự kiện, hoạt động qui định.
7. Được quyền kêu gọi sự giúp đỡ của BCH, các Ban chuyên môn của VFOSSA và các HVTT khác trong ứng dụng và triển khai PMTDNM tại cơ quan mình hoặc cùng tham gia thực hiện các dự án PMTDNM của mình.
8. Được phép dùng logo VFOSSA trong các tài liệu marketing quảng cáo cho Hội viên với thông điệp « là thành viên của VFOSSA »
9. Được cử đại biểu đi dự Đại hội đại biểu toàn quốc của VFOSSA với số lượng đại biểu do Đại hội quy định.

1. Được đăng ký tham gia mailing list thành viên VFOSSA members@lists.vfossa.vn, trên đó công bố mọi hoạt động và tin tức nội bộ của VFOSSA.
2. Được thông báo và đăng ký tham gia các sự kiện, hoạt động cộng đồng do VFOSSA tổ chức, tham gia các Ban chuyên môn của VFOSSA.
3. Được phân loại vào các nhóm phù hợp để có những quyền lợi phù hợp với năng lực và đóng góp cho cộng đồng PMTDNM, cụ thể :
   1. Nhóm có năng lực phát triển PMTDNM.
   2. Nhóm có năng lực ứng dụng PMTDNM để cung cấp dịch vụ cho người sử dụng PMTDNM
   3. Nhóm sử dụng PMTDNM
4. Được đăng ký Đại biểu dự Đại hội đại biểu toàn quốc của VFOSSA, được bầu cử và ứng cử vào BCH, Ban Kiểm tra và các chức danh lãnh đạo của VFOSSA.

1. Hội viên đóng hội phí ngay khi gia nhập và hàng năm. Hội phí đóng bằng chuyển khoản (qua tài khoản của Hội Tin học Việt Nam - phụ lục) hoặc nộp tiền mặt trực tiếp cho Thư ký VFOSSA hoặc người được Thư ký ủy nhiệm.
2. Hội phí của Hội viên cá nhân là 100.000 (một trăm nghìn) VNĐ/ người/năm.
3. Các thành viên được miễn Hội phí gồm:
   1. Hội viên cá nhân là sinh viên chưa đi làm,
   2. HVXH và HVNN thuộc loại cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan hành chính.
4. Hội phí của HVTT còn lại có 3 mức:
   1. HVDN nhỏ và HVNN đơn vị sự nghiệp có thu: 2.000.000VNĐ/năm
   2. HVDN vừa: 4.000.000VNĐ/năm
   3. HVDN lớn: 6.000.000VNĐ/năm

Hội phí này chưa tính thuế VAT trong trường hợp Hội viên cần hóa đơn tài chính.

Hội viên có trách nhiệm hưởng ứng và tham gia các hoạt động cộng đồng, sự kiện FOSS do VFOSSA tổ chức, công bố trên cổng thông tin vfossa.vn và/hoặc trên mailing list members@lists.vfossa.vn. Có nhiều hình thức tham gia, tùy theo điều kiện cho phép :

• tham gia trực tiếp theo sự phân công của BTC sự kiện (phục vụ, PR, báo cáo viên, tổ chức hoạt động, …)
• phổ biến, thông báo về sự kiện đến cộng đồng mà mình là thành viên, thông báo lên website của cơ quan, tổ chức của mình.
• HVTT, theo điều kiện và khả năng, tài trợ cho sự kiện để đổi lấy quyền lợi truyền thông do BTC sự kiện quy định.

Mọi thành viên của VFOSSA khi có sự thay đổi thông tin cá nhân/tập thể được ghi trong CSDL Hội viên có trách nhiệm thông báo ngay những thay đổi này cho Thư ký VFOSSA thuky@vfossa.vn để cập nhật. Thông tin của Hội viên được lưu trong CSDL là những gì mà Hội viên đã khai báo trong phiếu thông tin cá nhân/tập thể khi làm đơn gia nhập VFOSSA. Đặc biệt lưu ý khi có thay đổi những thông tin sau:

1. Với HVTT:
   1. Tên đơn vị;
   2. Website, email liên hệ;
   3. Địa chỉ trụ sở, điện thoại/fax;
   4. Vốn điều lệ;
   5. Người đại diện (Họ tên, email, điện thoại liên hệ).
2. Với HVCN:
   1. Email, số điện thoại liên hệ;
   2. Tên cơ quan;
   3. Vai trò (cá nhân/đại diện HVTT).

1. Mọi cá nhân, tập thể muốn gia nhập và trở thành Hội viên VFOSSA đều phải gửi đơn kèm theo hồ sơ khai báo thông tin cho VFOSSA theo mẫu phù hợp đến địa chỉ hòm thư điện tử thuky@vfossa.vn. Mẫu đơn và phiếu khai báo thông tin có trong Phụ lục của Qui chế này.
   • Khuyến khích thành viên VFOSSA giới thiệu thành viên mới. Thủ tục kết nạp thành viên sẽ nhanh chóng hơn khi có thư giới thiệu của thành viên VFOSSA.
   • Không gửi hồ sơ bản in qua Bưu điện. Thay vào đó, sử dụng các khuôn dạng PDF hoặc PNG, JPEG cho các văn bản đính kèm gửi qua email.
2. Thư ký gửi thư yêu cầu khẳng định với ứng viên và người giới thiệu trong phạm vi 2 ngày làm việc sau khi nhận được đơn. Trường hợp doanh nghiệp đăng ký nhưng không có người giới thiệu, VFOSSA có thể đề xuất với doanh nghiệp một buổi thăm và phỏng vấn trực tiếp tại trụ sở.
3. Ứng viên nhận được thông báo chính thức trở thành hội viên VFOSSA (qua email) trong vòng một tuần sau khi VFOSSA nhận được phản hồi từ các bên liên quan và hồ sơ đăng ký hoàn chỉnh.
4. Hội viên hoàn tất thủ tục hội phí cho năm tham gia đầu tiên (theo thư thông báo chính thức).
5. Quyết định kết nạp Hội viên chính thức (trên giấy, có chữ ký của Chủ tịch hoặc PCT Phụ trách phát triển hội viên và con dấu của Hội THVN) được gửi qua đương Bưu điện đến Hội viên. Đồng thời, địa chỉ email của Hội viên mới (hoặc người đại diện cho HVTT) được đưa vào các mailing list phù hợp.
6. Thời gian gia nhập VFOSSA của Hội viên được tính từ ngày ghi trên quyết định kết nạp.
7. HVTT được nhận bằng «Chứng nhận Hội viên tập thể VFOSSA» và một hiện vật kỷ niệm. Lễ trao chứng nhận HVTT sẽ được lựa chọn một trong các sự kiện gần nhất do VFOSSA tổ chức hoặc vào một dịp thuận lợi cho thành viên mới.

1. Hội viên VFOSSA, vì những lý do khác nhau thấy không còn phù hợp tiếp tục là thành viên của VFOSSA, được quyền xin rút khỏi danh sách thành viên. Đơn xin rút khỏi VFOSSA phải được in trên giấy, có chữ ký, scan và gửi về cho Thư ký VFOSSA qua email. Với HVTT thì người đại diện HVTT phải đứng đơn xin rút khỏi VFOSSA và đơn phải có con dấu của cơ quan/doanh nghiệp. Đơn có thể kèm theo lý do xin rút hoặc không.
2. Hội viên xin rút tên phải hoàn thành nghĩa vụ Hội phí những năm trước và hoàn trả lại VFOSSA những tài sản thuộc sở hữu của VFOSSA mà hội viên đang giữ (nếu có).
3. Quyết định xóa tên Hội viên sẽ được in trên giấy, có chữ ký của Chủ tịch hoặc PCT Phụ trách phát triển hội viên và con dấu của Hội THVN và gửi qua đường Bưu điện đến Hội viên hoặc scan và gửi qua email. Đồng thời, địa chỉ email của Hội viên (và những người đại diện cho HVTT) được xóa khỏi các mailing list của VFOSSA.
4. Hội viên không tham gia bất kỳ hoạt động nào của VFOSSA trong cả một nhiệm kỳ (3 năm) hoặc không đóng hội phí theo quy định từ 2 năm trở lên, sau khi đã nhận được nhắc nhở qua nhiều kênh (email, điện thoại, tin nhắn, …), sẽ bị xóa tên khỏi danh sách Hội viên VFOSSA. Thủ tục xóa tên tương tự như ở trên (mục 3.).
5. Hội viên xin rút/bị xóa tên nếu muốn có thể xin đăng ký vào danh sách « Thành viên quan sát » để duy trì mối liên hệ với VFOSSA.

• Mailing list thành viên VFOSSA members@lists.vfossa.vn dành riêng cho Hội viên VFOSSA là diễn đàn trao đổi thông tin giữa các thành viên chính thức của VFOSSA, được lưu trữ và công khai trên internet.
• Mailing list doanh nghiệp VFOSSA doanhnghiep@lists.vfossa.vn dành riêng cho các HVDN và HVNN thuộc diện đơn vị sự nghiệp có thu, trên đó công bố mọi hoạt động và tin tức dành cho các doanh nghiệp của VFOSSA, được lưu trữ trên internet nhưng chỉ có thành viên trong mailing list mới có quyền truy cập.
• Mailing list “Thành viên quan sát” observers@lists.vfossa.vn dành cho các thành viên quan sát của VFOSSA.
• PCT phụ trách Nội chính trực tiếp hoặc phân công thư ký quản trị các mailing list này.PCT Nội chính có trách nhiệm đề xuất các quy định về quy tắc ứng xử trên các mailing list và các biện pháp xử lý vi pham. Mọi yêu cầu liên quan đến các mailing lists của VFOSSA được gửi qua email cho thuky@vfossa.vn.
• Người đại diện cho HVTT có thể đề nghị (email cho quản trị của list, Cc: PCT phụ trách Hội viên để thông báo) thêm/bớt thành viên của mình vào/khỏi mailing list này.
• Thành viên của mailing list có thể xin rút tên khỏi mailing list hoặc tạm không nhận thư vì lý do cá nhân.

• Quy chế hội viên (bản PDF)
• Phụ lục Quy chế hội viên (mẫu đơn và hồ sơ đăng ký gia nhập, tài khoản VAIP ODT PDF)
• Danh sách thành viên tập thể của VFOSSA