Bản qui chế này bổ sung và cụ thể hóa những quyền lợi và nghĩa vụ của Hội viên VFOSSA đã được ghi trong Điều lệ VFOSSA sửa đổi (Phần 3 : Thành viên, Điều 9-11) đã được Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ hai của VFOSSA thông qua ngày 16/3/2014 và được chủ tịch Hội Tin học Việt Nam (VAIP) ký quyết định phê duyệt ngày 24/04/2014.

Bản qui chế cũng qui định thủ tục gia nhập VFOSSA, mẫu phiếu khai báo thông tin Hội viên cho hội viên mới và các mức Hội phí.

• Hội viên Tập thể (HVTT) của VFOSSA có thể là một cơ quan Nhà nước, trường học, doanh nghiệp, nhóm, diễn đàn hoặc tổ chức xã hội, có đăng ký pháp nhân hoặc không, nhất trí với điều lệ và mục tiêu của VFOSSA và tự nguyện gia nhập.
• HVTT được chia thành:
  1. Doanh nghiệp (HVDN) bao gồm các doanh nghiệp CNTT có đăng ký kinh doanh, có tư cách pháp nhân độc lập. Có 3 mức:
     1. HVDN nhỏ : Vốn điều lệ đến 5 tỷ VNĐ
     2. HVDN vừa : Vốn điều lệ từ 5 đến 20 tỷ VNĐ
     3. HVDN lớn : Vốn điều lệ trên 20 tỷ VNĐ
  2. Cơ quan, tổ chức nhà nước (HVNN):
     1. Các cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công không có thu.
     2. Các đơn vị sự nghiệp công lập (trừ trường học, viện nghiên cứu) có tư cách pháp nhân, có tài khoản, con dấu riêng, có thu (có lợi nhuận), có các sản phẩm/ dịch vụ liên quan đến PMTDNM hoặc ứng dụng, sử dụng PMTDNM (kể cả trong tương lai).
  3. Tổ chức xã hội (HVXH) bao gồm các nhóm, diễn đàn cộng đồng PMTDNM; các tổ chức phi lợi nhuận; các Khoa, Trường (Đại học, Cao đẳng, Trung học, Dạy nghề…) ; các viện nghiên cứu; các Hội Tin học địa phương.

• Mọi cá nhân nhất trí với điều lệ và mục tiêu của VFOSSA và tự nguyện gia nhập đều có thể trở thành Hội viên cá nhân VFOSSA.

1. Được đăng ký tham gia mailing list thành viên VFOSSA members@lists.vfossa.vn, trên đó công bố mọi hoạt động và tin tức nội bộ của VFOSSA.
2. Được thông báo và đăng ký tham gia các sự kiện, hoạt động cộng đồng do VFOSSA tổ chức, tham gia các Ban chuyên môn của VFOSSA.
3. Được hưởng ưu đãi « Thành viên VFOSSA » trong các sự kiện, hoạt động và dịch vụ do VFOSSA hoặc thành viên VFOSSA tổ chức hoặc cung cấp.
4. Được đăng ký Đại biểu dự Đại hội đại biểu toàn quốc của VFOSSA, được bầu cử và ứng cử vào BCH, Ban Kiểm tra và các chức danh lãnh đạo của VFOSSA.

1. Mỗi HVTT được cử một người đại diện và có thể bổ sung thêm một số người tham gia các diễn đàn của VFOSSA, cụ thể:
   1. HVDN nhỏ, HVXH và HVNN: Được bổ sung thêm tối đa 2 người.
   2. HVDN vừa: Được bổ sung thêm tối đa 4 người.
   3. HVDN lớn: Được bổ sung thêm tối đa 6 người.

Người đại diện HVTT được chỉ định trong hồ sơ đăng ký HVTT. Người đại diện có quyền giới thiệu người đại diện bổ sung và người đại diện thay thế mình khi thôi trách nhiệm này.

1. Đại diện và những người được đại diện của HVTT đề nghị bổ sung được hưởng những quyền lợi sau:
   1. Tham gia mailing list thành viên VFOSSA members@lists.vfossa.vn và đươc hưởng các quyền lợi như Hội viên cá nhân.
   2. Nếu là HVDN và HVNN, tham gia mailing list doanh nghiệp thành viên VFOSSA doanhnghiep@lists.vfossa.vn, trên đó công bố mọi hoạt động và tin tức dành cho các doanh nghiệp của VFOSSA .
2. Được phân loại vào các nhóm phù hợp để có những quyền lợi phù hợp với năng lực và đóng góp cho cộng đồng PMTDNM, cụ thể :
   1. Nhóm có năng lực phát triển PMTDNM.
   2. Nhóm có năng lực ứng dụng PMTDNM để cung cấp dịch vụ cho người sử dụng PMTDNM
   3. Nhóm sử dụng PMTDNM
3. Logo và đường link đến trang web của HVTT được trưng trên trang Hội viên và liên kết web của cổng thông tin vfossa.vn.
4. Được nhận thông báo và đăng ký tham gia các sự kiện, hoạt động cộng đồng do VFOSSA tổ chức. Nếu HVTT có tài trợ cho hoạt động thì sẽ được hưởng các quyền lợi quảng cáo, truyền thông và tiếp thị do BTC sự kiện, hoạt động qui định.
5. Được nhận thông báo và được đăng ký tham gia đấu thầu và thực hiện, trong khả năng chuyên môn của mình, các dự án của Chính phủ và các cơ quan Nhà nước mà VFOSSA được mời chuẩn bị, tư vấn nội dung và/hoặc giám sát thực hiện.
6. Được quyền kêu gọi sự giúp đỡ của BCH, các Ban chuyên môn của VFOSSA và các HVTT khác trong ứng dụng và triển khai PMTDNM tại cơ quan mình hoặc cùng tham gia thực hiện các dự án PMTDNM của mình. Được hưởng ưu đãi « Thành viên VFOSSA » trong các dịch vụ do VFOSSA hoặc các thành viên VFOSSA cung cấp.
7. Được phép dùng logo VFOSSA trong các tài liệu marketing quảng cáo cho Hội viên với thông điệp « là thành viên của VFOSSA »

1. Hội viên đóng hội phí ngay khi gia nhập và hàng năm. Hội phí đóng bằng chuyển khoản (qua tài khoản của Hội Tin học Việt Nam - phụ lục) hoặc nộp tiền mặt trực tiếp cho Ban thư ký (BTK) hoặc người được BTK ủy nhiệm. Để tạo điều kiện thuận lợi cho Hội viên, BTK sẽ có bàn thu hội phí tại mỗi hoạt động công cộng lớn do VFOSSA tổ chức.
2. Hội phí của Hội viên cá nhân là 100.000 (một trăm nghìn) VNĐ/ người/năm.
3. Các thành viên được miễn Hội phí gồm:
   1. Hội viên cá nhân là sinh viên chưa đi làm,
   2. HVXH và HVNN thuộc loại cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công không có thu
4. Hội phí của HVTT còn lại có 3 mức:
   1. HVNN thuộc diện đơn vị sự nghiệp có thu và HVDN nhỏ: 2.000.000 VNĐ
   2. HVDN vừa: 4.000.000 VNĐ
   3. HVDN lớn: 6.000.000 VNĐ

Hội phí này chưa tính thuế VAT trong trường hợp Hội viên cần hóa đơn tài chính.

• Hội viên có trách nhiệm hưởng ứng và tham gia các hoạt động cộng đồng, sự kiện FOSS do VFOSSA tổ chức, công bố trên cổng thông tin vfossa.vn và/hoặc trên mailing list members@lists.vfossa.vn. Có nhiều hình thức tham gia, tùy theo điều kiện cho phép :
  • tham gia trực tiếp theo sự phân công của BTC sự kiện (phục vụ, PR, báo cáo viên, tổ chức hoạt động, …)
  • phổ biến, thông báo về sự kiện đến cộng đồng mà mình là thành viên, thông báo lên website của cơ quan, tổ chức của mình.
  • HVTT, theo điều kiện và khả năng, tài trợ cho sự kiện để đổi lấy quyền lợi truyền thông do BTC sự kiện tặng.

1. Mọi cá nhân, tập thể muốn gia nhập và trở thành Hội viên VFOSSA đều phải gửi đơn kèm theo hồ sơ khai báo thông tin cho VFOSSA theo mẫu phù hợp đến địa chỉ hòm thư điện tử thuky@vfossa.vn. Mẫu đơn và phiếu khai báo thông tin có trong Phụ lục của Qui chế này.
   • Khuyến khích thành viên VFOSSA giới thiệu thành viên mới. Thủ tục kết nạp thành viên sẽ nhanh chóng hơn khi có thư giới thiệu của thành viên VFOSSA.
   • Không gửi hồ sơ bản in qua Bưu điện. Thay vào đó, sử dụng các khuôn dạng PDF hoặc PNG, JPEG cho các văn bản đính kèm gửi qua email.
2. Ban thư ký sẽ có thư yêu cầu khẳng định với ứng viên và người giới thiệu trong phạm vi 2 ngày làm việc sau khi nhận được đơn. Trường hợp doanh nghiệp đăng ký nhưng không có người giới thiệu, VFOSSA sẽ thực hiện việc thẩm định tư cách hội viên trực tiếp. Người thẩm định (do Chủ tịch hoặc PCT phụ trách hội viên cử) sẽ là người đứng tên giới thiệu hội viên.
3. Ứng viên sẽ nhận được thông báo chính thức trong vòng 3 ngày làm việc sau khi VFOSSA nhận được phản hồi từ các bên liên quan và hồ sơ đăng ký hoàn chỉnh.
4. Hội viên cần hoàn tất thủ tục hội phí trước khi có quyết định chính thức về việc tham gia.
   • Quyết định kết nạp Hội viên cá nhân sẽ do PCT phụ trách Hội viên (hoặc Chủ tịch trong trường hợp PCT này vắng mặt) phê chuẩn.
   • Quyết định kết nạp HVTT sẽ do Ban Thường vụ của BCH VFOSSA phê chuẩn trên cơ sở biểu quyết đa số.
5. Sau khi được kết nạp, địa chỉ email của Hội viên mới (hoặc người đại diện cho HVTT) sẽ được đưa vào các mailing list phù hợp. Hội viên sẽ được nhận từ BTK một tài khoản truy cập cổng vfossa.vn kèm theo một mật khẩu. Với tài khoản này, Hội viên có thể thay đổi các thông tin liên quan đến mình lưu trong CSDL Hội viên VFOSSA, có thể gửi tin, bài lên cổng thông tin và các diễn đàn (forum) của cổng thông tin vfossa.vn.
   • Thời gian gia nhập VFOSSA của Hội viên được tính từ khi Hội viên nhận được quyết định kết nạp từ BCH.
   • HVTT sẽ được nhận «Chứng nhận Hội viên tập thể VFOSSA». Lễ trao chứng nhận HVTT sẽ được lựa chọn một trong các sự kiện gần nhất do VFOSSA tổ chức hoặc vào một dịp thuận lợi cho thành viên mới.

• Mailing list members@lists.vfossa.vn dành riêng cho Hội viên VFOSSA là diễn đàn trao đổi thông tin giữa các thành viên chính thức của VFOSSA, được lưu trữ và công khai trên internet.
• Mailing list doanh nghiệp VFOSSA doanhnghiep@lists.vfossa.vn dành riêng cho các HVDN và HVNN thuộc diện đơn vị sự nghiệp có thu, trên đó công bố mọi hoạt động và tin tức dành cho các doanh nghiệp của VFOSSA, được lưu trữ trên internet nhưng chỉ có thành viên trong mailing list mới có quyền truy cập.
• PCT phụ trách Hội viên trực tiếp hoặc phân công thư ký quản trị các mailing list này.
• Người đại diện cho HVTT có thể đề nghị (email cho quản trị của list, Cc: PCT phụ trách Hội viên để thông báo) thêm/bớt thành viên của mình vào/khỏi mailing list này.
• Thành viên của mailing list có thể xin rút tên khỏi mailing list hoặc tạm không nhận thư vì lý do cá nhân.

• Quy chế dạng file và phụ lục đính kèm: qui_che_hoi_vien_vfossa-nkii.odt
• Dự thảo quy chế sửa đổi: duthao-qui_che_hoi_vien_vfossa-suadoi-v2.3.odt
• Danh sách thành viên tập thể của VFOSSA